各学院：

        经研究决定，现将我校2012年新生学生证发放、乘车优惠卡认购工作有关事项通知如下：

        一、办理时间

        10月22日-30日

        二、办理对象

        2012年入校的本、专科在籍学生（包括2012年“专升本”学生）

        三、办理流程

        1、各学院教务秘书根据新生人数于10月22日到教务处学籍与成绩管理科领取学生证，并发放到各个班级，一人一证。

        2、各班级领到学生证后，由班长按规定格式统一填写，填写时须使用蓝黑或碳素墨水钢笔填写，不得用圆珠笔和纯蓝墨水笔填写。要求字迹工整、内容真实（以教务处系统数据为准）。

        3、相关填写格式规定如下：

        照    片：请贴学生近期一寸免冠照片；

        学    区：主校区或南校区（机械和电气学院的学生填南校区）；

        院    系：学生所在学院，须填写全称；

        专    业：学生所学专业，须填写全称；

        年级班次：201X级XX班，以此项格式为准；

        籍    贯：具体到县，例如：湖南省湘潭县；

        出生年月：阿拉伯数字填写，和身份证出生日期一致；

        学    号：阿拉伯数字填写，共计十二位；

        填发日期：2012年10月，以阿拉伯数字填写。

        家庭地址：注意要求和籍贯的一致性，个别不一致的请各位老师把关。

        特别注意：新生花名册和学生证上登记的情况应一致。

        4、各班班长填写完后，到学院教务秘书处核对学生证是否填写准确，核对无误后，教务秘书盖注册章。之后，由各班班长带齐填写好的学生证和《2012级新生领取学生证、购买火车票优惠卡签名表》，于10月23日至30日之间到教务处成绩与学籍管理科（C座301室）到教务处办理盖章（照片上盖学校钢印，乘车区间处盖湖南工程学院教务处的公章）及贴优惠卡等工作。

        特别说明：需乘坐火车的同学，请在“学生假期购买火车票减价优待凭证”页面填写上准确的家庭地址和乘车区间。同时登记购买“火车票优惠卡”（火车优惠卡成本费是每张7元，在教材费中统一结算），登记表上由学生本人签名。

        四、注意事项         

        1、乘车区间必须是从湘潭至家庭所在地，如果家庭所在地没有火车站，可选择离家庭所在地最近的火车站，但必须有相关的材料证明。若查出乘车区间与家庭所在地不相同，后果自负。有优惠卡的同学能在寒暑假期间乘坐火车享受硬座五折优惠。火车优惠卡每学年只能使用四次，每年12月份须到教务处充值一次(具体充值时间另行通知)。

         2、避免将学生证与手机等物品放在一起，防止火车优惠卡消磁不能使用，请妥善保管，勿折。

        3、各学院请通知学生，务必按照规定时间（见附件）到教务处成绩与学籍管理科及时办理。如需调整时间，请提前联系（联系电话58683530，联系人：邹老师）。

        4、在学生证办理过程中如出现问题，请和成绩与学籍管理科联系。

                                                                                                                                           教务处

                                                                                                                                   2012年10月18日