各学院：

为做好我校2023级新生学生证乘车优惠卡的办理工作，保证工作的规范性和严肃性，现将有关事项通知如下：

一、办理对象

2023年入校的本科在籍学生（包括2023年专升本学生）

二、办理时间

2023年10月14日至11月15日

三、办理流程

1.各学院教务秘书根据新生人数（以教务管理系统数据为准）将领取的学生证发放到各个班级，一人一证。

2.各班级安排专人按规定格式统一填写，要求字迹工整、内容真实。相关填写格式要求如下：

照    片：贴本人近期一寸免冠照片，严禁用美颜照片；

学    区：主校区、北校区、南校区；

院    系：学生所在学院，须填写全称；

专    业：学生所学专业，须填写全称；

年级班次：202X级XX班；

籍    贯：具体到县，例如：湖南省湘潭县；

出生年月：阿拉伯数字填写，必须和身份证出生日期一致；

学    号：阿拉伯数字填写，共计十二位；

填发日期：阿拉伯数字填写，2023年10月；

家庭地址：要求和籍贯一致，个别不一致的请教务秘书把关。需乘坐火车的同学，请在学生证优惠区间填写准确的家庭地址和乘车区间，未填视为不用办理火车票优惠卡。

3.2023级新生火车票优惠卡的信息采集，由学生登录教务管理系统填写，具体录入操作流程详见附件。由教务处统一提取数据办理火车票优惠卡。

注意：学生证和教务管理系统必须同时填写才能办理火车票优惠卡！

4.填写完成后，请各班级将需要办理火车票优惠卡与不需要办理火车票优惠卡的学生证分开整理，统一交给所在学院教务秘书。不需要办理火车票优惠卡的学生证盖完学院注册章和钢印即可使用；需要办理火车票优惠卡的学生证请各学院教务秘书盖完学院注册章和钢印后于2023年10月14日前统一交至教务处成绩与学籍管理科。

四、注意事项

1.乘车区间必须是从湘潭至家庭所在地。如果家庭所在地没有火车站，可选择离家庭所在地最近的火车站，但必须有相关的材料证明。相关学生将证明材料交至教务秘书，由教务秘书统一交至成绩与学籍管理科。若查出乘车区间与家庭所在地不一致，将取消火车乘坐优惠。

2.有优惠卡的学生在寒暑假期间乘坐火车享受硬座5折、高铁二等座7.5折优惠。

3.火车票优惠卡每学年只能使用四次，每年12月份需充值一次。

4.避免将学生证与手机等物品放在一起，防止火车票优惠卡消磁不能使用。请妥善保管火车票优惠卡，勿折。

5.在学生证办理过程中如出现问题，请与成绩与学籍管理科联系，联系电话：0731-58683530。

附件：火车票优惠卡录入操作流程

湖南工程学院教务处

                                2023年9月27日